INTRODUCCIÓN

En el presente documento encontraremos las políticas de tratamiento de los datos personales que se rigen en CONSTRUHABIT S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. De acuerdo con esta ley, los entes públicos y privados que manejen información cuyo contenido sean datos personales deben adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de la información recolectada y, de esta manera, asegurar el cumplimiento de los derechos de los titulares.

Es por ello que la información recolectada por CONSTRUHABIT S.A.S. a través de los diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos obtenidas de clientes, proveedores, empleados, contratistas y demás personas naturales titulares de información, se rige por el siguiente manual de políticas y procedimientos en materia de protección de datos personales.

Quien se encuentre relacionado en alguna de las bases de datos de CONSTRUHABIT S.A.S. es porque ha tenido o mantiene una relación laboral, civil, comercial o de cualquier otra índole no bancaria con la empresa y porque ha entregado de manera voluntaria la información, autorizando la recolección de los datos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

CONSTRUHABIT S.A.S., identificada con NIT: 900090749-7, con domicilio en el Municipio de Acacías – Meta, teléfono (+1) (432)(2271845), correo electrónico: contacto@construhabit.com

PARTE I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.
El presente manual se elabora con base en las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Este manual debe aplicarse a los datos personales que sean recolectados, manejados o tratados por parte de CONSTRUHABIT S.A.S.

ARTÍCULO 3. OBJETO.
El objeto se concreta en resguardar y garantizar el derecho fundamental de habeas data, reglamentado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regulan los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CONSTRUHABIT S.A.S., con base en las políticas estipuladas en el presente manual.

ARTÍCULO 4. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
CONSTRUHABIT S.A.S. regirá las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual en las bases de datos sobre las que sea responsable, por un término igual al establecido estatutariamente para la duración de la sociedad.

ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Para una mejor disposición de la norma, se aplicarán los siguientes principios:

a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por CONSTRUHABIT S.A.S. debe ser informado al titular.
b) Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del responsable deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARTE II. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. En los términos de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información parcial, inexacta, incompleta, dividida, engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos Personales.

3. Ser informado por CONSTRUHABIT S.A.S del uso que se le ha dado a los Datos Personales en caso de llegarse a solicitar.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de violación por parte de CONSTRUHABIT S.A.S de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

5. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales bajo los parámetros y de conformidad con los fines que así se hayan establecido primigeniamente.

6. Solicitar ser eliminado de la base de datos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de CONSTRUHABIT S.A.S, salvo cuando:

   • El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos.

   • La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos.

   • Los datos sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

7. Tener acceso a los Datos Personales que CONSTRUHABIT S.A.S haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN CONSTRUHABIT S.A.S, en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular de la información, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

6. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

10. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

12. Informar a través de los medios pertinentes los nuevos mecanismos implementados para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

PARTE III. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. CONSTRUHABIT S.A.S, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, cuenta con los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, asegurando la verificación de dicha autorización.

ARTÍCULO 9. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN. La autorización para el tratamiento de los datos personales permite a CONSTRUHABIT S.A.S recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir los datos para cumplir con los objetivos establecidos por la ley, de acuerdo con la naturaleza de la empresa.

El titular del dato siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los términos señalados en la ley y en el presente reglamento.

El titular autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por CONSTRUHABIT S.A.S cuando haga uso de los canales dispuestos para tal fin. Los fines incluyen:

• Medir niveles de satisfacción.

• Informar sobre campañas de servicio.

• Comunicar campañas promocionales.

• Realizar encuestas.

• Ejecutar campañas de fidelización.

• Enviar invitaciones a eventos.

• Actualizar datos.

• Ofrecer productos y servicios.

• Comunicar noticias de la empresa y de su red de ventas.

• Manejar procesos de selección de empleados, contratistas o aspirantes.

ARTÍCULO 10. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización definido por CONSTRUHABIT S.A.S para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización se obtendrá mediante:

• Facturas de venta.

• Actividades de mercadeo.

• Órdenes de servicio.

• Medios digitales.

• Contratos laborales y comerciales.

• Páginas web y plataformas virtuales.

• Otros mecanismos establecidos por la empresa.

ARTÍCULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por CONSTRUHABIT S.A.S.

PARTE IV. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los titulares de la información recolectada por CONSTRUHABIT S.A.S podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita a través del correo electrónico: contacto@construhabit.com

PARTE V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de la información electrónica, la empresa cuenta con una técnica de autenticación de datos personales y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos con contraseña. Los accesos a los sistemas están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización. Las bases de datos están alojadas en Data Center que otorgan altos niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad. Para el almacenamiento de la información física, la empresa cuenta con un archivador, donde reposa todos los archivos privados de la empresa, y al cual solo la persona encargada del manejo de dicha información tiene acceso.

PARTE VI. DISPOSICIONES FINALES 

ARTÍCULO 14. DESIGNACIÓN. CONSTRUHABIT S.A.S designa a un trabajador de la empresa, para que se encargue de cumplir la función de asistencia a los clientes, con el fin de cumplir con la protección de datos personales, y de la misma forma para dar respuesta a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información. Nota: El presente Manual estará disponible para su consulta en la cartelera de la Empresa, así como se facilitará siempre que se requiera al usuario que lo solicite al correo electrónico señalado para las reclamaciones correspondientes.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir del 01 de julio del año 2024.

DANIEL LEONARDO ROJAS BARRERA 
Representante Legal
CONSTRUHABIT S.A.S